Tässä artikkelissa käydään läpi, miten YL‑työkalussa luodaan uusi kohde ja projekti sekä miten kohde arkistoidaan projektin päätyttyä. Ohje auttaa ymmärtämään työkalun perusprosessin alusta loppuun ja varmistaa, että kohteet ja projektit hallinnoidaan oikein eri vaiheissa.
Tässä ohjeessa:
Kohteen luominen työkalussa
YL‑työkalussa työskentely perustuu selkeään rakenteeseen, jossa kohde toimii kaiken lähtökohtana. Ennen kuin varsinainen projekti voidaan luoda, järjestelmään luodaan ensin kohde. Kohde määrittää muun muassa sen, kuka omistaa kokonaisuuden ja mihin organisaatioon tai asiakkaaseen työ liittyy. Vasta tämän jälkeen kohteelle voidaan perustaa yksi tai useampi projekti.
YL‑työkalussa kohde on ylin taso, jonka alle projektit rakennetaan. Kohde vastaa kysymykseen “kenen kohde tämä on?” ja määrittelee omistajuuden koko jatkotyölle.
Uuden kohteen luominen aloitetaan siirtymällä päävalikosta kohtaan Kohteet ja valitsemalla Luo uusi kohde. Tämän jälkeen käyttäjä täyttää kohteen perustiedot, joita ovat tyypillisesti:
- kohteen nimi
- kohteen omistaja (esimerkiksi asiakas, liiketoimintayksikkö tai organisaatio)
- mahdollinen kohdekuvaus
- vastuuhenkilö
- kohteen tila
Omistajatiedolla on keskeinen rooli, sillä se määrittää, kuka vastaa kohteesta ja mihin kokonaisuuteen kohteeseen liittyvät projektit kuuluvat. Kaikki kohteen alle luodut projektit perivät tämän omistajuuden.
Kun tiedot on täytetty, kohde tallennetaan. Tämän jälkeen se näkyy kohdelistauksessa ja on valmis projektien luontia varten.
Projektin luominen kohteen alle
Kun kohde on luotu, voidaan siirtyä varsinaiseen projektityöskentelyyn. Projekti luodaan aina kohteen sisälle, eikä projektia voi luoda ilman olemassa olevaa kohdetta.
Projektin luonti tapahtuu avaamalla haluttu kohde ja valitsemalla toiminto Luo uusi projekti tai Lisää projekti kohteelle. Projektia varten määritellään esimerkiksi:
- projektin nimi
- projektin kuvaus ja tavoitteet
- aikataulu (aloitus ja mahdollinen päättymispäivä)
- projektin vastuuhenkilö
- projektin tila
Koska projekti kuuluu aina tiettyyn kohteeseen, omistajatieto ja mahdolliset kohdekohtaiset asetukset ovat automaattisesti tiedossa, eikä niitä tarvitse määritellä erikseen uudelleen.
Kohteen arkistointi ja palauttaminen
Kun kohde ei ole enää aktiivisessa käytössä, se voidaan arkistoida. Arkistointi on tarkoitettu tilanteisiin, joissa kohteeseen liittyvät projektit ovat päättyneet, mutta tiedot halutaan säilyttää myöhempää tarkastelua tai raportointia varten.
Arkistoitu kohde:
- ei näy aktiivisten kohteiden listauksessa
- ei ole muokattavissa normaalissa käytössä
- säilyttää kuitenkin kaikki siihen liittyvät projektit ja tiedot
Tarvittaessa kohde voidaan palauttaa arkistosta takaisin aktiiviseksi. Palautuksen jälkeen kohdetta ja sen projekteja voidaan jälleen käyttää ja jatkaa normaalisti. Tämä mahdollistaa joustavan työskentelyn myös tilanteissa, joissa aiemmin päättynyt kokonaisuus aktivoituu uudelleen.
Huom! Kohteen voi myös merkata mallikohteeksi, mikäli kyseessä on testiprojekti: